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¿Por qué tu empresa necesita un ERP?

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Nadie va a negar que el Business Inteligence (O inteligencia empresarial) está de moda, por ello, hoy vamos a explicarte un nuevo concepto que seguramente no conocías, el concepto del ERP. Este sistema de información permitirá te permitirá obtener muchísima información valiosa, que te permitirá tomar mejores decisiones, por tanto se puede entender el ERP como estrategia de negocio o como herramienta de integración o evaluación. Pero… ¡Empecemos por el principio!

¿Qué es un ERP?

Las siglas ERP significan “Enterprise Resource Planning” o en castellano, “sistema de planificación de los recursos empresariales” que no es otra cosa que un sistema informático para controlar tu negocio que te permitirá tener bajo control la logística, las ventas, y el inventario de tu negocio…

Este es un concepto muy parecido al CRM (¿No sabes que es un CRM?) pero el CRM solo se aplica a la gestión de ventas y comerciales, a diferencia del ERP que es más genérico.

Si no te ha quedado claro aún que es el ERP, te dejamos un vídeo 😉

¿Porque es importante el ERP?

Tu empresa (Aunque sea pyme) necesita un sistema de información ERP, porque entre otras cosas te va a permitir tener un mejor control de todo lo que está sucediendo en la organización, además de ahorrar costes, ya que tendrás más información y podrás tomar mejores decisiones, por tanto el coste de tomar malas decisiones se reduce, y en consecuencia las pérdidas.

A continuación, vamos a darte 6 argumentos por los que debes instalar mañana mismo un sistema ERP:

1. Solucionan problemas derivados del uso de múltiples sistemas de información

Imagina que en una regata cada remero habla un idioma diferente y dispone de un remo de distinta forma y tamaño. Aunque consiguieran avanzar (no sin dificultades), probablemente no lo harían en línea recta y, desde luego, pueden ir olvidándose de ganar la competición. Conecta todos los procesos con un mismo software Si usas programas distintos en cada área empresarial, al igual que con una regata con distintos remos, determinados procesos pueden verse plagados de errores fruto de duplicidades e información poco fiable. Estos errores pueden terminar haciendo montaña en el largo plazo y provocar problemas, algunos de estos son:

  • Que vendas más de lo que puedes entregar
  • Que produzcas mucho más de lo que tienes capacidad de vender
  • Que se produzcan retrasos o errores si tu producción es bajo demanda
  • Que no puedas establecer un sistema in/out

Todos estos supuestos son fruto de pequeños errores que surgen de no tener un sistema de de inteligencia centralizado.

¿La solución? Instala un software de gestión único que permita a todas las áreas de tu negocio comunicarse con fluidez entre sí, poniendo en marcha procesos conjuntos sin riesgo de fallos ni retrasos.

ERP Business Inteligence

2. Porque te dan toda la información que necesitas al momento

¿Cuántas veces has dicho que sí a un encargo sin consultar si tenías suficiente stock del producto? O, peor aún, ¿no has podido confirmar un pedido a tiempo porque no estabas seguro de que pudieras asumirlo?

En el día a día necesitamos recabar datos de diferentes áreas para poner en marcha los procesos de producción, venta y cobro.. Necesitas poder confirmar la disponibilidad de stock para aceptar los pedidos, su producción para proceder al envío, su entrega para emitir las facturas, etc.

Cuando la información que necesitas para poner en marcha diferentes procesos no se encuentra en un solo sitio y tienes que “pescarla” de cada área, solo puede suceder que:

  • Se produzcan retrasos en procesos: Emisión de facturas o el seguimiento de los cobro.
  • Falten algunos artículos en almacén y esto desemboque en retrasos y una caída en la satisfacción de tus clientes.
  • No te des cuenta de que algunos productos se están acabando y te quedes sin existencias de manera inesperada.

Todos tus empleados, desde comerciales a gestores de almacén, deberían tener la capacidad de consultar el estado de cada proceso en tiempo real.

Esta disponibilidad inmediata de información les permite actuar con mayor independencia y acelerar desde las ventas hasta la facturación.

ERP Distribución

3. Porque a estas alturas tu departamento contable te tiene manía

El área financiera suele dedicar varias horas a la semana a introducir las facturas y órdenes de venta de manera manual en diferentes sistemas de contabilidad y ventas. ¿Por qué gastar tantas horas en estas tareas si un software ERP podría solucionarlo en un instante ?

Como poníamos antes en evidencia, cada departamento es un engranaje. Por eso se hace vital tener actualizada y disponible la información de cada uno de ellos.

En el caso de los departamentos de administración y financiero esto es especialmente importante, ya que deben invertir una gran parte de su tiempo en recopilar esta información de cada área de empresarial. Sin embargo, con un ERP, tus contables y gestores verán cómo:

Recopilan información rápidamente

Pueden recopilar en apenas unos clicks toda la información que necesitan para ejercer un control férreo del flujo de caja, previniendo (o previendo, al menos) entrar en “números rojos” y contando con una herramienta que te facilite la concesión de préstamos y créditos. Gracias a eso, ven facilitada la tarea de elaborar informes financieros que, de otra forma, podrían requerir semanas de trabajo de consolidación de datos mediante herramientas manuales.

Te blindan contra los morosos

Cuentan con la posibilidad de establecer alarmas de emisión y vencimientos de facturas, asegurándote una empresa a prueba de morosos e impagos.

ERP SAT

4. Porque tu proceso de venta y la satisfacción de tus clientes son un caos

Cuando las empresas crecen, dos de sus mayores desafíos son la gestión de los inventarios y de las expectativas de sus clientes. Tus usuarios quieren mucho más que adquirir un producto o servicio, y demandan estar informados del estado de su pedido en cada momento.

Mantener de forma separada las ventas, el inventario y los datos de tus clientes, puede crear al final serios colapsos, por ejemplo que un cliente llame para preguntar por su pedido y tus empleados no tengan acceso a su seguimiento.

ERP Informática ventas

En pleno 2016, lo más probable es que esto desemboque en una ruptura de la experiencia. Todas estas particularidades se pueden solucionar con un software que sea capaz de:

Coordinar las órdenes de compras de los clientes enlazando todo el proceso de recepción, cobro, producción y envío para que cada fase se active forma automática.

Conseguir un proceso de venta y entrega a prueba de imprevistos disponiendo de la información del estado de cada área y pudiendo establecer alarmas que anticipen problemas como rupturas de stock.

Mejorar la visibilidad de tu inventario para que tus empleados puedan responder a todas las cuestiones planteadas por los clientes.

Informar a tus clientes sobre el estado de sus pedidos mejorando su experiencia al enviarles actualizaciones del estado de su pedido incluso antes de que las soliciten.

ERP Distribución Marketing

5. Porque alguna vez has pensado o escuchado “si lo llego a saber antes”

La toma de decisiones es el principal aspecto que determina el éxito o fracaso de la misma.

Algo que es aún más cierto en un mundo que demanda que esas decisiones se tomen en tiempo real, bajo pena de perder oportunidades comerciales y competitividad.

¿Has pensado cuánto tiempo te llevaría averiguar cuál es tu margen promedio de ventas?, ¿En qué lugar guardas métricas como los pedidos o ventas diarios? ¿Quién es tu comercial/vendedor más rentable y qué cosas te dan pérdidas? ¿Sabes si hay clientes que tengan negocios en otros sectores a los que puedan darte entrada?

Las oportunidades perdidas y soluciones a problemas muchas veces nos parecen obvias a “toro pasado”. Un dilema que suele saldarse con tu negocio como víctima y el pensamiento de “si hubiera sabido antes que…”. ¿La causa de todo? La falta de información actualizada.

Sin duda, éste es el gran problema de confiar en sistemas de gestión más simples. Un problema que puede acarrear desde desconocimientos del estado del almacén hasta rupturas de stock en épocas críticas. Algo que puede desembocar, a su vez, en consecuencias más graves, como la pérdida de clientes o llegar a números rojos.

6. “Soy demasiado pequeño para un ERP”

Si trabajas en una pequeña compañía, probablemente piensas que aún no ha llegado el momento de invertir en un sistema ERP pero, la pregunta más importante es, ¿Cuáles son tus perspectivas de crecimiento? Quizá estés pensando que invertir en un sistema ERP no tiene mucho sentido ahora que tu empresa aún es pequeña.

Sin embargo, si tu plan empresarial incluye un crecimiento a corto o medio plazo, adquirir a tiempo un software de gestión global tiene tres ventajas claras:

  • La implantación es inmensamente más sencilla.
  • Controlarás y podrás estructurar el crecimiento de tu empresa con el ERP como guía, evitando estructuras demasiado complicadas o inconexas.
  • Aumentará las opciones de que dispones para tomar las decisiones que más faciliten el crecimiento de tu negocio.

ERP y CRM para pymes

¿Cuando implantar este sistema informático?

El momento idóneo como hemos comentado anteriormente para instalar un ERP es cuando la perspectiva de crecimiento sea buena. Si tu perspectiva de crecimiento es limitada, un sistema ERP te va a servir de poco.

Por un lado, no importa si eres una pyme o una gran organización, los beneficios que aporta este sistema de gestión de recursos empresariales los vas a tener igual, independientemente del tamaño. Incluso hay ERPs dedicados en exclusiva para pymes.

¿Qué ERP existen en el mercado?

Actualmente existen una gran cantidad de sistemas ERP, pero es importante saber que no es el adecuado el mismo para una pyme que para una gran empresa. Actualmente hay algunos muy famosos como Oracle, SAP… Pero estos no son adecuados para las pymes.

Desde el diario Expansión, nos dan unas claves para escoger bien un buen sistema ERP si somos una pyme. Pero para facilitarte la vida, nosotros te recomendamos dos opciones:

  • Tiny ERP: Sistema ERP gratuito de código abierto, gratuito, muy sencillo de instalar y completo. Permite de 5 a 50 empleados.
  • Open Bravo: Otro software de código abierto gratis, su principal ventaja es que es 100% web, es decir, podrás acceder desde cualquier dispositivo en cualquier lugar.

¿Qué ERP es mejor?

Como hemos comentado anteriormente, ningún sistema ERP es mejor que otro, cada uno esta diseñado para hacer mejor una función que los demás, por tanto no podemos decir que ninguno es mejor que otro. Mientras que para una gran empresa será mejor uno muy potente, aunque sea caro, para una pequeña pyme, será ideal uno sencillo que no sea muy difícil de implementar.

Conclusiones

Los ERPs son la herramienta de gestión definitiva de tu negocio del s.XXI. Negocios marcados por la competitividad, globalización y la obligada exactitud. Una herramienta que permite la consolidación de todo el sistema de tu negocio para:

  • Eliminar errores en todos tus procesos, desde la venta a la producción
  • Reducir las cargas de trabajo de todos tus departamentos
  • Mejorar la experiencia de tus clientes
  • Tomar mejores decisiones en menos tiempo
  • Sentar las bases del crecimiento de tu negocio

ERP para pymes

Hemos visto como un software de gestión como un ERP puede mejorar tu empresa. El uso de sistemas de inteligencia empresarial o business inteligence es cada vez más importante en las empresas. Estos sistemas informáticos te permitirán medir tu empresa, para poder mejorar. Sin duda las pymes que hagan uso de estos sistemas, como los ERP, tendrán una ventaja competitiva sobre aquellas que no los usan.

Parte del contenido es original de: http://sage.es

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