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Cómo optimizo mi empresa, análisis ABC

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¿Quieres saber cómo puedes obtener más beneficio en tu negocio y vivir más tranquilo? ¿Y si te digo que en la mayoría de empresas, el 80% del beneficio viene del 20% de los clientes? Te presentamos la técnica ABC. Esta técnica  de gestión (Inicialmente de estudio de inventarios) se ha extrapolado para analizar cualquier área de tu empresa.

¿Qué es el análisis ABC?

Esta sencilla, pero efectiva técnica, consiste en simplemente categorizar y ver que parte representa, ya sean los clientes, los productos, las familias de productos… en 3 partes, los que aportan el 80% (Categoría A) del beneficio, los que aportan un 15% extra (Categoría B) y los últimos que son los que conforman el 5% restante (Categoría C).

¿Para que sirve el método ABC?

La magia de esta técnica consiste en que cuando realices esta actividad, te darás cuenta que generalmente, una pequeña parte de los clientes te están aportando la mayor parte del beneficio. Esto es lo que se llama la “Ley de Pareto” que nos dice que el 80% de los resultados, vienen del 20% de los factores. Esta ley nos servirá básicamente para conocer en profundidad nuestra empresa para posteriormente elaborar estrategias de negocio adecuadas.

analizar photoComo nota, esta técnica solo se puede aplicar a negocios solventes, que tengan muchos clientes y estos les reporten beneficios, ya que si el negocio apenas puede pagar las deudas y aguantar, no le conviene quitarse clientes de encima, pero a otro que “le vayan bien las cosas” sí, porque así tendrá más tiempo de servir a ese 20% de clientes que le reportan el 80% del beneficio, como ahora comentaremos.

Estudio ABC para clientes

Vamos a empezar por el estudio de clientes, utilizando la técnica ABC, es decir tenemos que poner en un listado todos los clientes, las ventas y el beneficio que obtiene la empresa con ellos, y ordenarlos. Los clientes A son los que representan el 80% de nuestro beneficio, los clientes B aquellos que obtenemos del 80 al 95% de nuestro beneficio, y los clientes C son aquellos de los que obtenemos del 95 al 100% de nuestro beneficio.

¿Por qué es importante?

Esta información es vital, ya que permitirá a la empresa enfocarse en sus clientes más importantes, y cuidarlos para que así continúen eligiendo a nuestra empresa y aumenten sus compras a esta.

De esta manera, con esta información, podrás saber a que cliente contestar antes un email, a quien llamar de vez en cuando, a quien hacer regalos promocionales, o a cuales tener más en cuenta, a los clientes del grupo A.

Gracias a este tipo de información, podremos saber de una manera muy clara quienes son nuestros principales clientes, y ordenarlos por ventas por ejemplo, o por cualquier otro criterio que nos interese segmentar.

Tipos de clientes

Si debes cuidar a alguien, esoz son tus clientes de tipo A. Porque representa tus principales beneficios. Deberás mimarlos, tener detalles con ellos y sobre todo que estén no contentos, sino muy contentos con el servicio que reciben. Por otro lado, deberemos cuidar a los clientes de tipo B, pero eso sí, siempre tendrán prioridad los primeros. A los clientes de tipo C podremos desentendernos, ya que podemos dedicar el tiempo de atender a estos clientes, por ejemplo buscando más clientes de tipo A.

Análisis ABC de proveedores, ventas…

Esta misma técnica, se puede aplicar no solo para los clientes de tu empresa, sino para las líneas de negocio y productos que actualmente tienes en tu negocio. Por ejemplo, puedes hacer un estudio de los datos de las líneas de negocio de tu empresa, y si ves que por ejemplo tus 2 vías de negocio te reportan el 80% de la facturación, no te lo pienses y céntrate en ellas. Esto también sirve incluso para realizar un estudio de las redes sociales de tu empresa, y mejorar tu estrategia de comunicación, ya que si detectas que una o dos redes sociales te reportan mucho, y otras muy poco, deberás centrar tus esfuerzos en las redes que te dan un mayor beneficio.

Esto puede parecer de sentido común, pero hasta que no pones las cifras sobre la mesa no te das cuenta de todo lo que puedes mejorar en tu negocio. Recuerda que para poder mejorar las cosas en tu empresa, primero necesitas analizarlas, para mejorar el primer paso que tienes que dar es medir.

Además, puedes combinar esta información con tu programa CRM (¿No sabes que es?) y de esta manera consultarlo mucho más rápido. El uso de software empresarial te hará tu vida como empresario más sencilla, y evitará que tengas que hacerlo a mano.

¿Cómo se calcula el análisis ABC?

A continuación, vamos a realizarlo paso a paso, para que sepas como se hace, recordemos que se puede aplicar a la demanda de compras, inventarios, costos, logística, almacén, de clientes, proveedores, ventas…

Como todo, se ve más claro con un ejemplo:

  • Cliente A: 50% facturación
  • Cliente B: 20% Facturación
  • Cliente C: 10% Facturación
  • Cliente D: 9% Facturación
  • Cliente E: 6% Facturación
  • Cliente F, G, H e I: 5% Facturación

Como hemos comentado, para realizarlo correctamente tendremos que agrupar en el grupo A a los que representen al 80% de la facturación, en este caso los clientes de clase A, B y C. Los de clase B que representan el siguiente 15% son son el cliente D y E, y por tanto la clase C son los restantes, quedaría tal que así:

  • Clientes Clase A: A,B,C
  • Clientes Clase B: D y E
  • Clientes Clase C: F,G,H e I

¿Te ha quedado un poco más claro? Sabiendo esta información podemos realizar una gráfica para verlo más claro(Tranquilo, después te explicamos como se hace ;)):

Análisis ABC

¿Cómo hacer un análisis ABC en Excel?

Anteriormente te hemos descrito como hacer todo este proceso, pero en la mayoría de las empresas, hay una gran cantidad de clientes, productos, tipos de productos… Y hacer todo esto a mano puede ser muy laborioso.

Por ello vamos a enseñarte a realizar esto en el programa informático Microsoft Office Excel, ya verás que es muy sencillo, a continuación te dejamos los 3 pasos que hay que seguir:

Análisis ABC Excel

¿Cuando se emplea el análisis ABC?

Esto se debe emplear cuando técnica para conocer un poco más nuestra empresa, y sobretodo para diferenciar entre las cosas importantes y las superfluas, para diferenciar a que cosas se deben prestar la máxima atención y a que cosas de debe prestar menos.

Por tanto, esta herramienta es perfecta para la gerencia ya que será un buen método de partida para realizar el estudio y posteriormente elaborar estrategias que permitan a la empresa vencer a sus competidores.

Si no te ha quedado muy claro o quieres reforzar algunos conceptos expuestos, te dejamos un vídeo-resumen, en el que se hace una definición de esta técnica, junto con unas conclusiones. Hay que recordar que esto, se basa en la ley de Pareto, es decir, el 20% de los factores producen el 80% de los resultados.

Lo mejor de esta técnica es que te permitirá analizar los datos de tu empresa para poder tomar mejores decisiones. Este sistema de control de inventario, ha demostrado ser muy útil también para estudiar y saber de la demanda de los productos que se ofertan. Por último podemos comentar que gracias a esto, podremos hacer previsiones mejores, y de esta manera prever el suministro de nuestro negocio de una manera más eficaz.

¿Y tú? ¿Utilizarás esta técnica de gestión en tu empresa? ¿Qué te parece? ¿Realmente crees que es más útil buscar nuevos clientes más grandes y deshacerte de los pequeños que no hacerlo? ¡Cuéntanos tu opinión en los comentarios!

 

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